Hvordan teknologi designet med trivsel i tankene driver produktivitet
Hvis det er én lærdom vi IT-folk har tatt med oss i det siste, så er det betydningen av fleksibilitet og tilpasningsdyktighet. Vi begynte hjemmekontorbølgen med fokus på ansattes trivsel, sørget for at alle hadde utstyret de trengte, og arbeidet for å holde produktiviteten på topp på kontoret. Men så skjøt hjemmekontorbruken fart, og har nå utviklet seg til å bli en mer permanent løsning. Det ligger en verden av muligheter og arbeidsstiler foran oss, og det er viktig å holde et åpent sinn.
Tidligere var mange organisasjoner skeptiske til tanken om hjemmearbeid. Det var en frykt for at produktiviteten ville falle, men virkeligheten viste seg å være en annen. Faktisk viser undersøkelser at fjernarbeidere ofte er mer produktive enn de som sitter på kontoret.
Nå har de ansatte fått smaken på hjemmekontorets fordeler: kostnadsbesparelser, ingen tidkrevende pendling og en bedre balanse mellom arbeid og fritid. Det er kanskje ikke så overraskende at 83% av de spurte arbeidstakerne nå foretrekker en hybrid hjemmekontormodell.
Denne hybridmodellen, en kombinasjon av fjernarbeid og arbeid på kontoret, har blitt tatt godt imot. Den kombinerer det beste fra begge verdener og kan være et godt alternativ, spesielt for de som savner det sosiale aspektet ved kontorarbeid.
Uansett hvilken modell din bedrift velger, er det viktig at IT-personell bistår de ansatte slik at de kan arbeide så effektivt som mulig, uavhengig av hvor de sitter. Det handler om å finne løsninger som passer for alle, enten de jobber fra et lite hjørne i stua, har et eget romslig hjemmekontor, eller jevnlig må flytte på utstyret sitt. En bærbar skjerm kan for eksempel være en glimrende løsning for de som ofte skifter arbeidssted, mens en skjerm med høy lyd- og videokvalitet kan være et godt valg for de med et dedikert kontor.
I en verden der arbeidsplassene stadig endrer seg, trenger vi løsninger som gjør det lett å tilpasse seg. HPs PC-er, skjermer og tilbehør er designet med brukeren i fokus, for å sikre at alle føler seg komfortable, holder kontakten og er produktive, uansett hvor de jobber.
Små rom, store løsninger
Hele 40% av de som jobber hjemmefra har ikke en egen arbeidspult, og over halvparten, 55%, måtte dekke utgiftene til hjemmekontoret selv.
For mange av de ansatte som gikk over til hjemmearbeid, ble plassmangel en reell utfordring. Fra trange leiligheter til hektiske familiehjem, hvor hver kvadratmeter allerede var i bruk. Nå måtte de plutselig finne plass til all teknologien som skulle til for å kunne jobbe hjemmefra.
Enten det handlet om å omgjøre et skap, en garasje eller et skur til kontor, eller å sette opp arbeidsstasjonen på kjøkkenbordet, måtte de nybakte hjemmekontoristene tenke kreativt. I tillegg måtte de omstille seg til nye arbeidsmetoder, med webkonferanser, prosjektstyringsverktøy og meldingssystemer.
Som ledere er det viktig å være oppmerksomme på og forstå hvilke utfordringer de ansatte møter når de jobber i små hjemmekontorer. For det første, kan det være lurt å tilby støtte til å finansiere nødvendig hjemmekontorutstyr. Det kan også være nyttig å gi råd om effektiv organisering av arbeidsområdet, for eksempel ved å anbefale multifunksjonelle møbler og organisasjonstilbehør. Teknologiske løsninger som hjelper til med å maksimere effektiviteten, som bærbare skjermer og støyreduserende hodetelefoner, kan også være til stor nytte. Husk at selv om det er et lite hjemmekontor, kan det fortsatt være et produktivt og behagelig sted å jobbe med den riktige tilnærmingen og støtten.
Nyttige verktøy:
- Konferansemonitorer som HP E24m USB-C Conferencing Monitor
- Bærbare monitorer som HP E14 G4 Portable Monitor
- Webkamera med vidvinkel som HP 325 FHD all-in-one webcam
- Støydempende produktivitetsheadset som Poly Blackwire 8225
Løsninger for dedikerte arbeidsområder
Ikke alle hjemmekontor er trange. Noen har ganske så romslige løsninger, med et helt rom eller en tom garasje viet til arbeid. Mange ansatte som ser for seg en langsiktig løsning med hjemmekontor, har valgt å flytte til større boliger med mer plass til et ordentlig kontoroppsett.
Noen bedrifter har på sin side forbedret kontorsikkerheten ved å skape mer rom, eller ved å opprettholde store åpne kontorer, men med færre ansatte til stede samtidig. Andre har redefinert kontoret til et sted hvor ansatte kan møtes ansikt til ansikt for sporadiske møter. Og selvfølgelig, noen ansatte har fortsatt ekte kontorer, med ordentlige vegger og dører.
Når man har mye plass, enten hjemme eller på kontoret, er utfordringen å sørge for at man utnytter plassen optimalt – og at ekstra plass ikke bare fører til mer rot. Velg utstyr som styrker de ansattes arbeid og hjelper dem til å føle seg så komfortable som mulig.
Som ledere, er det viktig å være proaktive i å støtte ansatte med dedikerte hjemmekontor. Her er det mulig å anbefale og bidra med ressurser for ergonomiske kontorløsninger, som justerbare stoler og skrivebord, og høykvalitets skjermer og tastatur. Ved å legge vekt på god ergonomi kan ansatte unngå helseproblemer som kommer med langvarig stillesittende arbeid. En annen ting er å tilby støtte for tekniske løsninger som bidrar til effektiv kommunikasjon og samarbeid, som for eksempel konferanseutstyr av høy kvalitet. Til slutt, gi råd om hvordan de kan skape et sunt skille mellom arbeid og fritid, som kan være en utfordring når man har kontoret hjemme. Et godt sted å starte kan være å anbefale rutiner og faste arbeidstider, samt å ha fokus på å skape et rent og ryddig arbeidsmiljø.
Nyttige verktøy:
- Ultrabrede og dobbelbrede monitorer som HP E45c G5
- Smartere møteromsutstyr som Poly Studio P15
- Trådløst tastatur og mus som HP 655 Wireless Keyboard and Mouse Combo
- Wi-Fi extendere eller et nodebasert hjemmenettverk
Løsninger for multifunksjonelle rom
Hele 17% av de som jobber hjemmefra opplever utfordringer med samarbeid og kommunikasjon.
Mange hjemmekontor er faktisk rom som også brukes til andre formål. Det kan hende at bordet fungerer som skrivebord på dagtid og som familiens middagsbord på kveldstid. Eller at flere familiemedlemmer deler samme plass for jobb, studier og lekser.
Mange ansatte trives likevel med denne arbeidsformen ved hjelp av teknologi som lydanrop og verktøy som muliggjør asynkron kommunikasjon og samarbeid gjennom e-post, Teams og deling av dokumenter. Det er viktig at vi utstyrer våre ansatte til å kunne håndtere denne arbeidsformen på en god måte.
Konsekvensen av dette er at mange ikke lenger har et fast sted der de kan la arbeidsoppsettet sitt stå urørt over lengre tid. Enten de jobber fra hjemmet eller på kontoret, trenger ansatte fleksible rom som kan tilpasse seg deres behov, og som kan ryddes og stilles om raskt.
Som ledere kan vi hjelpe ansatte som jobber i multifunksjonelle rom ved å tilby løsninger som er fleksible og lett å sette opp og ta ned igjen. For eksempel kan bærbare og lette skjermer, trådløse tastatur og mus, og gode hodetelefoner med støydemping være utstyr som både er lett å flytte på og bidrar til en mer effektiv arbeidsdag. Vi kan også anbefale organisasjonstilbehør som kan hjelpe med å holde utstyret ryddig og lett tilgjengelig, som for eksempel oppbevaringsbokser og laptopstativ. Opplæring og støtte i bruk av digitale verktøy for samarbeid og kommunikasjon er også viktig, spesielt når flere deler samme arbeidsrom.
Til slutt, det å anerkjenne og støtte utfordringene som kommer med å jobbe i et rom som også brukes til andre formål – for eksempel ved å oppfordre til regelmessige pauser og å ha forståelse for uforutsette avbrytelser – kan bidra til at ansatte trives bedre med denne arbeidsformen.
Nyttige verktøy:
- Docker og dockingmonitorer, som HP Thunderbolt G2 Dock
- HP Elite bærbare PCer med Windows 11 Pro
- Profesjonelle støydempende headsets som Poly Voyager Focus 2
- Bærbare monitorer, som HP E14 G4 Portable Monitor
Løsninger for arbeid på offentlig sted
Fjernarbeid handler ikke kun om å jobbe hjemmefra. Det viser seg at arbeid utføres på kafeer og restauranter (25%), i coworking-rom (31%) og til og med ute i friluft (24%).
Denne trenden har fått mange arbeidstakere og deres arbeidsgivere til å innse at de kan gjøre seg uavhengige av kostbare kontorlokaler. De kan velge å bo utenfor tradisjonelle pendlerområder, noe som gir høyere livskvalitet, uten at det går utover tidligere produktivitetsnivåer.
Arbeid i offentlige rom som kafeer, på kollektivtransport eller venterom, kan by på utfordringer med bakgrunnsstøy, forstyrrelser og potensielle sikkerhetsrisikoer. Det er viktig at arbeidstakerne dine har utstyret de trenger for å kunne høre og bli hørt, samt jobbe trygt, uansett hvor de befinner seg.
Når man jobber på offentlige steder er det nødvendig å kunne flytte seg raskt, filtrere ut støy, og beskytte informasjon mot såkalt “visuell hacking”.
For å hjelpe ansatte med å trives og være produktive på offentlige steder, kan ledere vurdere flere tiltak. Det kan være lurt å investere i bærbart utstyr som er lett å bære og raskt å sette opp, som lette bærbare datamaskiner og bærbare skjermer. Lydisolerte hodetelefoner kan bidra til å filtrere ut bakgrunnsstøy og forbedre konsentrasjonen. Videre kan bruk av sikkerhetsfilter for skjermer bidra til å beskytte sensitiv informasjon mot “visuell hacking”. Bedrifter kan også tilby støtte i form av dekkende nett- og telefoniabonnementer, samt tilgang til sikre, digitale samarbeidsverktøy og sikkerhetsprogramvare, som VPN. Det kan også være verdt å vurdere medlemskap i coworking-rom, som kan tilby et mer stille og konstruktivt arbeidsmiljø enn typiske offentlige rom.
Nyttige verktøy:
- Vær hørbar på farten med Poly Sync 20 høyttalertelefon
- Reisehubs som HP USB-C Travel Hub G2
- Bagger laget av resirkulert plast, som HP Renew Business 17.3-tommers ryggsekk
- Tydeligere kommunikasjon med Poly Voyager 5200 Bluetooth® headset
HPs teknologi støtter dine ansatte
HPs teknologi er menneskesentrert. Den tar sikte på å adressere konkrete ønsker og behov, slik at dine ansatte kan føle seg på topp og levere sitt beste – med fokus på potensialet, ikke begrensningene. HPs innovative løsninger, sammen med selskapets anerkjente rykte for pålitelighet, sørger for at folk holder seg tilkoblet til informasjon og hverandre, enten de er hjemme, på kontoret, eller stadig på reise. Vi gjør det enklere for deg å støtte dine ansatte slik at de kan føle seg vel, oppleve en bedre balanse mellom arbeid og fritid, og til syvende og sist, være sitt beste.
HPs maskinvare, sammen med Microsoft Windows 11 Pro, er et verktøysett som fremmer produktivitet for ansatte som arbeider utenfor kontoret. HPs robuste og brukervennlige enheter, utstyrt med Windows 11 Pro, tilbyr en rekke funksjoner og applikasjoner utviklet for å optimalisere arbeidsflyten og øke effektiviteten. Den forbedrede sikkerheten og ytelsen i Windows 11 Pro gir et trygt og pålitelig arbeidsmiljø, uavhengig av sted. Med funksjoner som Direct Access, BitLocker og Windows Hello, kan ansatte jobbe trygt og effektivt, enten de er på et kafé, i et fly eller hjemme. Kombinasjonen av HPs kvalitetsmaskinvare og Windows 11 Pro sin forbedrede brukeropplevelse gir ansatte de verktøyene de trenger for å være produktive, uavhengig av hvor de arbeider fra.