Hvordan velge riktig verktøy for jobben når det hybride teamet ditt trenger å samarbeide, skape og innovere?
Da Jason Sophian ble ansatt som kommunikasjonsdirektør hos utviklerselskapet Nylas i 2021, var firmaet i ferd med å gå over til fjernarbeid som standard. Jason forteller at nøkkelen til å gjøre overgangen så smidig som mulig for sine 150 kolleger var å ha de riktige verktøyene for å kunne samarbeide effektivt på tvers av steder og tidssoner.
“Opp til da hadde hvert team brukt sine egne systemer,” sier han. “Nå som alle skulle jobbe hjemmefra på heltid, var det viktig for oss å klart definere hvilke verktøy og kanaler vi skulle bruke til spesifikke formål.”
Når hybridteam tilpasser arbeidsflyt og prosesser til måten vi jobber på i dag – i hovedsak ved å finne opp samarbeid på nytt, gjennom prøving og feiling – er det et bredt spekter av verktøy å velge mellom. Som de fleste hybride og fjernarbeidende team bruker Nylas e-post, Zoom, Teams og Slack, men det er bare begynnelsen. Forskning fra karriereplattformen Zippia viste at ansatte som samarbeider gjennom gode digitale samhandlingsverktøy er 17% mer fornøyde med jobben og arbeidskulturen.
Å gjenskape energien, effektiviteten og produktiviteten ved samarbeid ansikt til ansikt krever et utvalg av verktøy designet for spesifikke formål, fra idemyldring til korrekturlesing. “Det er en kombinasjon av å ha verktøyene og forstå hvordan og når du skal bruke dem,” sier Sophian. Disse verktøyene hjelper ansatte i forskjellige roller, lokasjoner og tidssoner til å jobbe sammen, enten i sanntid eller asynkront, på måter som føles naturlig. Ikke bare muliggjør de samhandling på tvers av tid og sted; på mange måter gjør de også arbeidet mer effektivt enn før. Flere har også begynt å bruke AI til å organisere informasjon, skape ideer raskere, og utvikle nye måter å dele arbeidet på.
Det er også viktig å ha en god laptop som lar deg jobbe sømløst uansett om du er på kontoret eller hjemme. HP EliteBook 845 G10, for eksempel, med AMD Ryzen™ 7 PRO 7840U-prosessor, lar deg være like effektiv og sikker uansett hvor arbeidet finner sted.
Under har vi samlet noen verktøy som kan hjelpe hybrid- og fjernarbeidere med å jobbe bra sammen:
Virtuell idémyldring
Når ansatte jobbet på samme fysiske sted, var alt som trengtes for en en kjapp idémyldringsrunde et møterom og ei tavle. I hybridhverdagen kan det å legge til rette for gruppestrategimøter være enda enklere, takket være digitale samarbeidsplattformer som Miro. Ifølge en nylig Forbes-studie bruker arbeidstakere i gjennomsnitt 20 timer i uken på digitale kommunikasjonsverktøy, og nesten halvparten føler seg mer knyttet til teamene sine som et resultat.
Slike visuelle samhandlingsplatformer inneholder en rekke nyttige funksjoner som gjør det lett å bruke klassiske metoder i digitale omgivelser. Post-IT-lapper, tavler, diagrammer og GIF-er – alt som trengs for en inkluderende og engasjererende brainstorming, enten fullt eller delvis online.
HP kunngjorde tidligere i år at deres kommersielle kunder kan aktivere en gratis 3-måneders prøveversjon på hvilken som helst Miro-plan på deres bærbare og stasjonære PC-er, slik at hybridansatte er rustet for samarbeid fra de tar maskinen ut av esken.
“Når noen deler skjermen sin i et videomøte, blir alle redusert til små miniatyrbilder,” sier Sid Van Wijk, som leder Global Miro Discovery Center, et utøvende informasjonssenter og visningsrom i Amsterdam.
“Vår presentasjonsløsning fremmer samarbeid,” forklarer Van Wijk. “Mens jeg presenterer, kan de andre legge til klistrelapper eller kommentarer som alle kan se på skjermen, så vi gir dem en sterkere stemme.” Han bemerker at denne mer samarbeidsorienterte tilnærmingen også oppmuntrer folk som kanskje ikke føler seg komfortable med å rekke opp hånden til å finne andre måter å bidra meningsfylt til samtalen på.
Og å legge til visuelle verktøy for å dokumentere ideer når de kommer, kan hjelpe gruppen med å holde fokus. Slike funksjoner finnes blant annet i Trello, Ayoa Ultimate og Stormboard.
Presentasjoner: Å engasjere et publikum fra bak skjermen
Vi har kommet langt fra overheadprojektoren og teksttunge transparenter, men «Death by PowerPoint» er fortsatt et uttrykk. I stedet kan du se etter virtuelle presentasjonsplattformer som Prezi, Visme og Pitcherific som gir presentasjonene dine nytt liv, både i hvordan de er bygd og utviklet, og i hvordan de til slutt blir delt og presentert. De gjør det enkelt å bygge og dele engasjerende presentasjoner ved å bruke forhåndsformaterte maler som kan inkludere videoer, interaktive datavisualiseringer og bilder. Noen inkluderer nye AI-teknologier for å hjelpe brukere med å fortelle historiene sine bedre ved å foreslå lysbilder, bilder og struktur.
“Når jeg skal lage en presentasjon, forklarer jeg bare AI’en hva jeg ser for meg, og så gir den meg et fint skjelett jeg kan bygge videre på,” sier Van Wijk. “Det sparer meg for mye tid, og gjør i tillegg presentasjonene mine bedre.”
Prosjektledelse: Alle detaljer, hvor alle kan se dem
Å håndtere alle delene av et stort prosjekt kan være vanskelig, spesielt når bidragsyterne sitter spredt. Nye verktøy og plattformer som Notion, Wrike og Asana har gjort det mye enklere å organisere oppgaver og spore fremdrift på tvers av team. De tildeler oppgaver til spesifikke bidragsytere med klare frister, og gir hver enkelt alle ressursene de trenger for å få jobben gjort. Teammedlemmer kan også flytte sin del av puslespillet gjennom ulike utviklingsfaser og få øyeblikkelig innsikt i andres fremdrift, inkludert varsler som lar hver samarbeidspartner vite når det er på tide for dem å ta i et tak.
“Å bruke de riktige hybride verktøyene kan virkelig hjelpe teamet ditt med å jobbe smartere,” sier Toni Frana, ledende karriereekspert på nettsiden for fjernjobber, FlexJobs. “Disse verktøyene hjelper ikke bare folk med å håndtere arbeidet sitt, det lar dem finne flyten i arbeidsdagen også.”
Design, markedsføring og produktutvikling: Kreativt samarbeid i sanntid
Å ta noe fra idé til virkelighet er ofte en samarbeidsprosess, som krever en rekke verktøy for å hjelpe team med å designe logoer, lage layout, skape visuelle elementer, redigere videoer, kode digitale verktøy, skrive innhold, og mye mer. Plattformer som Marvel og Figma lar brukere bygge fra ferdiglagde maler, lage og teste prototyper, og samarbeide om digitale produkter som apper og nettsteder.
Sophian fra Nylas sier at teamet hans bruker flere av disse verktøyene i dag, og ser frem til å se hvordan de vil fortsette å forbedre seg. “Vi ser på hvordan generativ AI kan inkorporeres i verktøyene vi bruker for å forbedre individuell produktivitet og forkorte avstanden mellom idédannelse og utførelse,” sier han.
Redigering og korrekturlesing: Bedre tekst som ved et trylleslag
Det er ikke like ofte man klarer å få noen til å lese gjennom og redigere det man har skrevet, og tradisjonell stavekontroll har sine begrensninger. Derfor er digitale løsninger som Grammarly, ProWritingAid og Scribens nyttige for å forbedre tekster, strømlinjeforme innholdsproduksjon og hjelpe team med å bygge ferdigheter underveis.
Med sine nye generative AI-evner kan verktøy som GrammarlyGO gjøre langt mer enn å identifisere feil; de kan også hjelpe folk med å komme opp med ideer og lage førsteutkast.
“Jeg ser på AI som en kollega jeg kan sparre med, slik at jeg får frem ideer og blir kvitt skrivesperre,” sier Van Wijk.
Fremtiden for digital samhandlingsteknologi
Van Wijk holdt nylig en presentasjon for et publikum på 300, hvor alle ble invitert til å legge til virtuelle klistrelapper på hans digitale Miro-tavle mens han snakket.
“AI-en kan oppsummere de lappene og formidle stemingen i rommet på sekunder, noe jeg som taler kan gjøre utrolig mye med,” sier han. “Det er ikke bare en ny måte å presentere på, men en ny måte å ta til seg informasjon på.”
Etter hvert som flere begynner å bruke disse verktøyene, kommer det til å dukke opp nye måter å utnytte evnene deres på. Nye funksjoner vil fortsette å øke enda mer effektivitet og innovasjon for hybrid team.
“Før var det kontoret som bragte kolleger sammen,” sier Van Wijk. “Nå har verktøyene blitt arenaen i stedet.”
HP EliteBook 845 G10
Den svært sikre HP EliteBook 865 har et sofistikert design, gir deg ytelsen du trenger til komplekse arbeidsmengder og kan enkelt fjernadministreres med AMD PRO administrasjonsverktøy.
- AMD Ryzen™ 7 PRO 7840U-prosessor
- AMD Radeon™ 780M grafikk
- Windows 11 Pro
- 14″ skjerm i 16:10
- 1920×1200 oppløsning
- 512 GB M.2. NVME SSD
- 16 GB RAM
- HP Wolf Security
- 5 MP IR-kamera
- 5G som tilvalg