Etter pandemien har jobbhverdagen vært hybrid for mange, og samarbeidet med kunder og kolleger har foregått både fysisk og digitalt. I større organisasjoner har en rekke interessenter sitt å si om dette, med ansvaret fordelt mellom ledelsen, IT, HR og drift. Dette har gjort det vanskelig å få en helhetlig tilnærming til effektiviteten og sikkerheten rundt hybridarbeid.
Denne artikkelen er den tredje i serien om effektivt hybridarbeid. I den første artikkelen gikk vi gjennom hvordan store organisasjoner gjør det i dag. I den andre artikkelen tok vi for oss hvordan HP mener det ideelle samabeidet ser ut. Det innebærer blant annet å utnevne én person som har det endelige ansvaret: en digital arbeidsleder. I denne tredje artikkelen ser vi nærmere på hvilke oppgaver som går inn i en slik stilling.
Samlet ansvar
En digital arbeidsleder har ansvaret for alt som omhandler samarbeid. Her snakker vi alt fra å optimalisere fysiske møterom til å implementere den beste teknologien og løsningene for digital samhandling. Under lister vi opp 5 ansvarsområder vi ser for oss at en digital arbeidsleder han ha:
Kartlegge behov
For å kunne foreta de nødvendige justeringene, må en digital arbeidsleder forstå organisasjonen grundig. Derfor vil vedkommende starte med å analysere bedriftens mål og kultur, og få oversikt over hvordan de ansatte samhandler i dag. Dette gjøres ved å observere, og ved å gjennomføre undersøkelser og intervjuer over alle nivåer i bedriften: toppledelse, mellomledere og ‘vanlige’ ansatte. Det handler tross alt om å kartlegge måten folk faktisk samarbeider på under normal, daglig drift.
Det er også viktig å undersøke de gjeldende teknologiske løsningene. Hva fungerer bra? Hvor er smertepunktene? Er dagens løsninger de mest effektive, eller finnes det bedre alternativer? Er det hensiktsmessig å innføre utstyr som støydempende hodetelefoner?
En strategisk plan
En god digital arbeidsleder er oppdatert på de nyeste trendene innen nettbasert samarbeid og ny teknologi. Slik kan de henvise til beste praksis i tilsvarende bedrifter og foreslå innovative løsninger som passer perfekt for det din organisasjon trenger, samtidig som det passer innenfor budsjettet.
Den digitale arbeidslederen utarbeider så en strategisk plan, basert på all innsamlet informasjon, hvor det gjøres klart hvilke teknologiske samhandlingsløsninger og strategier for fysisk samarbeid som er best egnet. Denne planen må være i tråd med organisasjonens egen strategi og ta hensyn til kostnadseffektivitet, effektivitet, produktivitet og de ansattes ønsker.
For til slutt å kunne måle om endringen faktisk gir suksess, kan den digitale arbeidslederen sette opp viktige ytelsesindikatorer (KPIer). Da tenker vi for eksempel på mål innen tidsbesparelse eller høyere tilfredshet blant ansatte.
Det fysiske rommet
Mange tenker nesten umiddelbart på programvare som Microsoft Teams når det gjelder samarbeidsløsninger, men det er ikke helt riktig. Den digitale arbeidslederen jobber nemlig også med utformingen av møterom og andre steder der ansatte møtes ansikt til ansikt.
Møterommene bør være utstyrt med den nyeste teknologien for å gjøre hybridmøter så komfortable og effektive som mulig. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av smarte møterom med intelligente kamerasystemer og krystallklar lyd.
Veikartet til suksess
Det kan hende at den strategiske planen foreskriver at de ansatte burde jobbe på en helt annen måte. Fordi dette ikke alltid er like enkelt, er den digitale arbeidslederen også ansvarlig for implementering av endringene.
For eksempel kan vedkommende utarbeide et veikart for den nye arbeidsmåten, hvor ansatte får opplæring og støtte på de rette tidspunktene. Slik oppdager de alle fordelene ved de nye prosessene og løsningene.
Ved å gi nok oppmerksomhet til eventuell motstand – all endring smerter, tross alt – kan den digitale arbeidslederen forhindre at ansatte fortsetter å bruke alternative teknologiske løsninger, også kjent som skygge-IT. Usikker programvare utenfor IT-avdelingens kontroll kan utgjøre betydelig risiko for organisasjonen.
Sikkerhetsaspektet
En digital arbeidsleder spiller også en viktig rolle når det gjelder å sørge for sikkerheten til samhandlingsløsningene. Det er viktig å ha et bevisst forhold til hvilke sikkerhetsstandarder teknologien man velger oppfyller. I tillegg er det viktig at løsningene overholder lover og regler med hensyn til databeskyttelse og personvern (GDPR).
Den digitale arbeidslederen vil også legge stor vekt på betydningen av sikkerhetsprotokoller som sterke passord og tofaktorautentisering. Her samarbeides det nøye med IT-avdelingen. Programvare må nemlig oppdateres regelmessig for å minimere sikkerhetsrisikoer.
Kontinuerlig forbedring
En digital arbeidsleder gjør lurt i å evaluere KPIene sine regelmessig, for eksempel ved hjelp av undersøkelser og intervjuer. Det kan hende at en løsning fungerer mindre bra i praksis enn forventet. Vedkommende søker også kontinuerlig etter forbedringsmuligheter, ved å holde seg oppdatert på den nyeste teknologien, og vurdere når det er hensiktsmessig å innføre nye elementer eller oppgradere eksisterende løsninger.
En interessant måte å gjøre dette på er ved å inngå strategiske partnerskap med leverandører, konsulenter og/eller eksperter fra bransjen. Slik vil vedkommende kunne holde seg oppdatert på fremvoksende trender og få innsikt i beste praksis i bransjen.
Ønsker du å repetere de tidligere artiklene i serien? Her er linker både til første og andre del.
Riktig PC for riktig bruker
Som nevnt over, blir hybrid samhandling langt enklere med riktig verktøy. HP EliteBook 840 G10 er en formfaktor som passer for de fleste, og har støtte for to kameraer – både det innebygde 5 MP-kameraet og et eksternt via USB – samt AI-drevet støyreduksjon. Når den i tillegg er utstyrt med Windows 11 Pro og Microsoft Teams blir samhandlingen smertefri, selv i hybride møter hvor noen er samlet på kontoret mens andre sitter for seg selv.
Et sikkert valg: HP EliteBook 840 G10
- Windows 11 Pro
- Intel® Core™ i7-1355U
- 14” WLED-skjerm (1920×1200, 16:10)
- 5MP kamera med HP Auto Frame
- Intel® Iris® Xe Graphics
- 16 GB DDR5 5600 DIMM
- 512 GB SSD – NVMe
- Lyd fra Bang & Olufsen
- HP Wolf Security
Visste du at secure core PC-er – som HP EliteBook 840 G10 – er de sikreste Windows-PC-ene noensinne, med bransjeledende sikkerhetsløsninger på plass rett ut av esken? HP Wolf Security bidrar proaktivt til å forhindre infeksjoner, beskytte informasjon og redusere sikkerhetskompleksiteten.
