I mange organisasjoner er ansvaret for hvordan ansatte samarbeider fordelt mellom en relle ulike avdelinger. Det fører til mangel på visjon og helhetlige løsninger. I tillegg er det fortsatt store mangler hos mange når det gjelder hvordan hybridarbeid blir implementert. Hvordan ser da optimal hybrid samhandling ut? Vi diskuterer dette med Sebastiaan Hoogstadt, salgsdirektør for HPs Poly-produkter i Benelux-regionen.
Optimalt samarbeid
Denne artikkelen er den andre i serien om effektivt hybridarbeid. I den første artikkelen gikk vi gjennom hvordan store organisasjoner gjør det i dag. I denne artikkelen vil vi ta for oss hvordan HP mener det ideelle samabeidet ser ut, og i den tredje og siste artikkelen runder vi av med å gå gjennom fordelene ved å ha en digital arbeidsleder, og litt om hva en slik rolle burde jobbe med.
Et ledelsesproblem
Når samarbeidet skranter, er det i følge Sebastiaan som oftest et ledelsesproblem. Han forklarer at mange ledere fortsatt sitter fast i tankegangen om at ansatte skal være på kontoret fem dager i uken. «Hvis din organisasjon er kunnskapsintensiv, er det ingen grunn til at folka dine må være på kontoret hver dag,» mener Sebastiaan.
«Ofte kommer ledere med argumentasjon om at det er viktig å jobbe på kontoret for å styrke kulturen, men det er et vikarierende motiv. Så lenge de kan samhandle på en god måte, bygger folk kultur uansett om de ser hverandre fysisk én eller fem dager i uken.»
I følge Sebastiaan handler det først og fremst om tillit. «Med gammeldags, fryktbasert ledelse, har man ikke tro på at folk jobber hvis man ikke står og puster dem i nakken. Forskning viser dog at folk er vel så effektive, om ikke mer, når de får jobbe uforstyrret hjemmefra nå og da.»
Sebastiaan mener også at ledelsen bør gå foran med et godt eksempel. «Jeg hører fortsatt alt for ofte at en bedrift tillater ansatte å jobbe hybrid – bortsett fra ledelsen. Resultatet blir at folk føler seg presset til å dra på kontoret bare for at sjefene skal se hvor travle de er.»
Mangel på lederskap
I den nåværende situasjonen i store selskaper er det mange forskjellige parter involvert i optimalt samarbeid. Tenk for eksempel på HR-avdelingen, ledelsen, den juridiske avdelingen, den fasilitære avdelingen og IT-avdelingen. “Du kan forestille deg at ikke alle er enige om hvordan fremtidens arbeidsplass skal se ut,” sier Sebastiaan.
I dag er ansvaret for samarbeid delt mellom en rekke avdelinger, som alle har sine ideer og prioriteringer. Vi snakker HR, IT, ledere, jurister og drift. «Du kan lett tenke deg at disse folka har sprikende forestillinger om hvordan fremtidskontoret skal se ut,» sier Sebastiaan.
Siden ingen av disse avdelingene har fokus på å optimalisere samhandlingen, blir det innimellom tatt noen uoverveide beslutninger.
«Jeg fikk nylig spørsmål om vi kunne levere 5000 rimelige headset med USB A-plugg,» forteller Sebastiaan. «Etter to enkle oppfølgingsspørsmål fant jeg ut at 38% av de ansatte ikke sitter foran en PC til daglig, og dermed ikke får brukt utstyret.»
I stedet for å gi samtlige ansatte det samme utstyret, er det bedre å definere en samling arketyper, som har de samme behovene og kan utstyres deretter.
Behovet for en digital arbeidsleder
Når ansvaret er spredt mellom en rekke ulike avdelinger, mener Sebastiaan at det oppstår en ugunstig situasjon. «Du får ikke nok visjon. Det du trenger er en frontfigur i organisasjonen, som kan se helheten.»
Sebastiaan mener det er nødvendig å gi ansvaret for å optimalisere samarbeidet i bedriften til én person: den digitale arbeidslederen. Det er en teknisk orientert stilling, med ansvar for å velge ut hva slags headsets og PC-er de enkelte ansatte skal få, og sørge for at tilganger og sikkerhet er godt ivaretatt, uansett hvor de ansatte befinner seg.
«Dette er en seriøs lederposisjon som bestemmer hvordan fremtidens arbeidsplass kommer til å se ut. Personen koordinerer selvfølgelig med alle interessenter, på tvers av avdelingene, men har det siste ordet,» forklarer Sebastiaan.
Møtelikhet
En viktig oppgave for denne digitale arbeidsplasslederen, er å sikre møtelikhet. «Lyd- og billedteknologi sørger for at folk kan samarbeide på et likeverdig nivå,» forklarer Sebastiaan, «selv om noen sitter samlet på et møterom og andre sitter hver for seg på ulike lokasjoner.»
«Her er nok lyden det aller viktigste. I Poly-produktene finner vi en rekke nyttige løsninger for å sikre at den blir bra, slik som akustiske gjerder. Denne teknologien sørger for at mikrofonen bare fanger opp lyd innen en viss avstand. Bakgrunnsstøy hjemmefra, som travle barn, eller lyder fra gangen på kontoret, blir ikke fanget opp.»
Med smarte videoløsninger i Microsoft Teams kan alle deltagerne i møtet bli presentert på en likeverdig måte, både de rundt bordet og de som sitter hjemme. De høyoppløste webkameraene i nye HP-maskiner, som EliteBook 840 G10, filmer også i større oppløsning enn det som sendes til Teams, og kan derfor bruke HP Auto Frame til å følge taleren selv om vedkommende beveger seg i rommet.
Gå gjennom prosessene
Hva er de viktigste prosessene i din organisasjon? Når en del av de ansatte jobber hjemmefra til enhver tid, er det viktig å lage klare avtaler om dette. Det kan for eksempel gi mening å kreve at særlig sensitive prosesser bare skal utføres på kontoret.
Også innen IT kan det være lurt å kaste et kritisk blikk på arbeidsmetodikken. Ønsker dere å kjøre deler av prosessene i skyen, eller ikke? Jobber dere med et sentralisert eller desentralisert IT-miljø? Har du kontroll på hvilke ansatte som får hvilke tilgangsrettigheter? Med Enterprise Mobility Management (EMM) er det lettere å sørge for at folk kun har tilgangene de faktisk trenger.
Lag en policy for hybridarbeid
Hvis du har mange ansatte, slipper du ikke unna med muntlige avtaler. Lager du en klar policy for hele organisasjonen, vet hvert team hva som er utgangspunktet for hybridarbeid og samhandlig på tvers av lokasjoner
Ifølge Sebastiaan er den digitale arbeidslederen den rette personen til å utarbeide en slik policy. Når er det viktig for ulike roller å være på kontoret? Hvilken maskinvare og programvare skal de bruke? Hvordan sikrer du at ansatte er tilgjengelige når de jobber, samtidig som de får fred utenom arbeidstid? Den digitale arbeidslederen har den beste oversikten over dette i organisasjonen.
Vil du vite mer om hva en digital arbeidsleder bør jobbe med? Les del 3 i artikkelserien.
Riktig PC for riktig bruker
Som nevnt over, blir hybrid samhandling langt enklere med riktig verktøy. HP EliteBook 840 G10 er en formfaktor som passer for de fleste, og har støtte for to kameraer – både det innebygde 5 MP-kameraet og et eksternt via USB – samt AI-drevet støyreduksjon. Når den i tillegg er utstyrt med Windows 11 Pro og Microsoft Teams blir samhandlingen smertefri, selv i hybride møter hvor noen er samlet på kontoret mens andre sitter for seg selv.
Et sikkert valg: HP EliteBook 840 G10
- Windows 11 Pro
- Intel® Core™ i7-1355U
- 14” WLED-skjerm (1920×1200, 16:10)
- 5MP kamera med HP Auto Frame
- Intel® Iris® Xe Graphics
- 16 GB DDR5 5600 DIMM
- 512 GB SSD – NVMe
- Lyd fra Bang & Olufsen
- HP Wolf Security
Visste du at secure core PC-er – som HP EliteBook 840 G10 – er de sikreste Windows-PC-ene noensinne, med bransjeledende sikkerhetsløsninger på plass rett ut av esken? HP Wolf Security bidrar proaktivt til å forhindre infeksjoner, beskytte informasjon og redusere sikkerhetskompleksiteten.
